個人情報の取り扱いについて

当社で扱う個人情報（保有個人データを含む）は、次のとおり利用、管理しております。　　　　　

１）個人情報保護管理者：　常務　（連絡先は問合せ窓口に同じ）

２）個人情報の利用目的：　個人

情報の利用目的は、以下のとおりです。

事業内容	個人情報の利用目的
ご依頼頂いた行政書士業務	相続、遺言書作成、契約書作成、許認可・登録申請等、ご依頼頂いた行政書士業務を遂行するため及びその業務遂行に疑義が生じた際の対応のため
金融手続き代行	ご依頼頂いた金融手続き書類の提出代行のため
家系図作成	ご依頼頂いた家系図作成のため
従業者の採用選考に係る業務（保有個人データ）	採用選考を実施するため採用選考結果をご本人に通知するため
従業者の個人情報の管理（保有個人データ）	人事・給与管理を行うため社会保険・労務保険・厚生年金事務を行うため社内サービス・福利厚生を行うため労務安全衛生管理を行うため業務上の連絡、災害発生時等の緊急時連絡のため法令に基づき、従業者の健康管理を行うため業務管理、資産管理、システム管理等を行うためその他、これらに付帯関連する業務に資するための諸活動のため
退職者に関する情報管理（保有個人データ）	労働関連法令への対応を実施するため事務的な連絡、その他緊急時の連絡を実施するため
問い合わせ内容へのご返答	電話、メール及びコーポレートサイトにおける問い合わせフォームを通じた問い合わせに対する返答のため

３）個人情報の共同利用について
当社は、個人情報を他企業と共同利用することがあります。

共同利用の利用目的	上記２．に記載の利用目的のうち、業務に関連する利用目的の範囲内
共同利用する個人情報の項目	氏名、住所、電話番号、家族構成等、上記１に記載の業務手続き上必要となる項目
共同利用の範囲	当社と業務提携している行政書士事務所、株式会社SAKURA
共同利用する個人情報の管理責任者	行政書士法人ORCA 個人情報保護管理者
取得方法	書面、電子データ、音声、写真、映像等

４）当社の保有個人データ
当社の保有個人データは、上記２）に示す目的で利用する個人情報が該当します。ただし、検索性のないものは保有個人データではありません。

５）保有個人データの管理について
当社は、保有個人データについて、漏えい、滅失又は毀損の防止、その他の当該保有個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。従業者や委託先（再委託先等を含みます。）に対して当該保有個人データを提供する場合には、必要かつ適切な監督を行います。当該保有個人データの安全管理措置に関しての主な内容は、以下のとおりです。

基本方針の策定	保有個人データの適正な取扱の確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しています。
保有個人データの取扱いに係る規律の整備	保有個人データの取得、利用、保存等を行う場合の基本的な取扱方法を整備しています。
組織的安全管理措置	整備した取扱方法に従って保有個人データが取り扱われていることを責任者が確認しています。また、従業者から責任者に対する報告連絡体制を整備しています。
人的安全管理措置	保有個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。また、保有個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。
物理的安全管理措置	保有個人データを取り扱うことのできる従業者及び本人以外が容易に保有個人データを閲覧できないような措置を実施しています。また、保有個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合には、容易に個人データが判明しないような措置を実施しています。
技術的安全管理措置	保有個人データを取り扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う従業者を明確化し、保有個人データへの不要なアクセスを防止する措置を実施しています。保有個人データを取り扱う機器を外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
外的環境の把握	外国において保有個人データを取り扱う場合、当該外国の保有個人データの保護に関する制度等を把握した上で、安全管理措置を実施しています。

６）保有個人データの取り扱いに関する苦情の受付窓口
当社の保有個人データの取り扱いに関する苦情の申し出先は、次項の個人情報問合せ窓口、にて受け付けております。

７）保有個人データの利用目的の通知・開示・内容の訂正、追加又は削除・利用の停止、消去及び第三者への提供の停止等の請求窓口
当社の保有個人データに対する本人の権利として、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止等の請求を行うことができます。
これらの請求は、次の窓口にて受け付けております。

■■請求先■■
【行政書士法人ORCA　個人情報問合せ窓口】
電子メール：p-mark@samurai-kurashiki.com

８）保有個人データの利用目的の通知・開示・内容の訂正、追加又は削除・利用の停止、消去及び第三者への提供の停止等の請求方法
前項のお問合せには、次の①～③の書面を郵送にてお送り下さい。
内容に不足がある場合は、ご対応できないことがあります。

■■請求時にお送り頂く内容■■
① 「個人情報開示等請求書（pdfファイル）」（必要事項をご記入下さい）
② ご本人が特定できる書類（運転免許証、健康保険証、年金手帳、住民票、　パスポート、外国人登録証明書などの公的証明書の写し）
※ これらの書類をお送り頂く際に、本籍地や保健医療関係（身体状況、病状等）の情報などは、必ず見えないように黒塗りで塗りつぶしたうえでご提出下さい。
③ ご本人の代理人からの請求の場合は、ご本人様からの委任状、および、代理人の本人確認書類（上記②と同じ）

９）保有個人データの利用目的の通知・開示・内容の訂正、追加又は削除・利用の停止、消去及び第三者への提供の停止等の回答方法
当社からの回答は、「個人情報開示等回答書」の郵送、または請求されたご本人に同意頂いた方法がある場合はその方法により、実施いたします。

１０）保有個人データの利用目的の通知・開示・内容の訂正、追加又は削除・利用の停止、消去及び第三者への提供の停止等へのご対応の例外
法令に違反する場合や、その他の理由により、ご請求に対してご対応できない場合があります。その場合は、その旨をご連絡し、理由をご説明いたします。

鳥取県米子市上福原235-9

行政書士法人ORCA　代表行政書士　倉敷昭久